La gestió de personal és cada vegada més important en el nostre sector, especialment, a pastisseries i fleques amb degustació.

L’objectiu principal de la gestió de personal és enfortir la satisfacció dels empleats per a minimitzar els temps d’inactivitat i augmentar la seva motivació. Per tant, la tasca de la gestió de personal inclou tant contractar treballadors i seleccionar-los com a emprar-los i promoure’ls d’acord amb els objectius que prèviament tinguem marcats.

Les tasques essencials de la gestió de personal són: 

• Planificació de les necessitats de personal per a cada àrea de l’empresa
• Incorporació
• Desplegament i gestió de personal
• Gestió de retribucions
• Desenvolupament de personal
• Control del personal

 

Gestió del personal i costos

La gestió de personal és cada vegada més important, especialment, a pastisseries i fleques amb degustació. Això no només és a causa de les exigències –cada vegada superiors- sobre la qualitat dels productes i requisits del servei de vendes, sinó també a les seves pròpies exigències. Per tant, l’escassetat de treballadors qualificats també requereix precaucions especials al sector flequer.

Al comerç de les cafeteries i fleques, els empresaris s’enfronten a desafiaments especials que s’han d’abordar (i ho han de fer amb mètodes de gestió més actuals). En aquest cas, no només s’han de tenir en compte els requisits econòmics, sinó també s’han de compensar les característiques negatives típiques i específiques de cada lloc de treball.

Això planteja desafiaments considerables per a molts empresaris en el comerç de cafè i fleques, per això m’agradaria utilitzar alguns exemples per mostrar formes i mitjans per poder derivar-ne solucions.

Aquesta situació es produeix perquè, a la majoria de fleques artesanes, sobretot les que tenen degustació i a causa de la seva mida, han de prescindir del nivell de gerència mitjana i del necessari suport al personal en cada sucursal. Això comporta una necessitat considerable d’accions en la gestió i la planificació del negoci; a més d’un considerable desplegament de recursos que tenen una influència significativa en la rendibilitat (factor de cost) i l’èxit (imatge i ingressos). Una bona gestió consisteix, al final, en aconseguir una acceptable continuïtat, amb joves i treballadors qualificats. Anem a veure les despeses mitjanes d’una fleca/ pastisseria amb degustació:

Preu mitjà de costos d’una fleca mitjana d’entre 8 a 20 treballadors

• 25 al 27% costos de producció (obrador)
• Costos de venda (botiga) entre un 16% a un 19%
• Costos matèries primeres (principalment, farines) d’un 16% a un 19%
• Altres costos d’explotació, entre un 9% i un 11%
• Dèficits dels productes no venuts (6% i un 8%)
• Costos administratius: entre un 4% i un 5%
• Costos energètics: entre un 4% i un 5%
• Amortitzacions: entre un 4% i un 6%
• Riscos /beneficis (5%)
• Costos embalatge (1%)

 

Com s’observa, els guanys del pa a les fleques té poc marge. Els salaris representen quasi un 46 % dels costos (obrador i botiga). És per això que, cada vegada més, hem d’esforçar-nos a controlar els costos i invertir en allò que sí que té valor.

Ja no n’hi ha prou amb reemplaçar els empleats que marxen per altres nous. I tampoc, com és habitual a la indústria, fer-ho amb treballadors a temps parcial no qualificats o mini-treballs, així com contractes de duració indeterminada. A la meva opinió, el seu ús pot estar justificat a curt termini, depenent de la situació. Però, com a eina de gestió de personal, els empleats de salari fixo i permanent, definitivament, són els més adequats, sobretot a mitjà i a llarg termini.

Atès que la lluita dels treballadors ara es nota clarament en el segment de la fleca, els nous enfocaments per als anuncis de treball són essencials. La imatge d’una empresa és de gran importància a l’hora de contractar. Tanmateix, la qualitat de l’anunci de treball. Les referències a un “gran equip” o “remuneració adequada” es requereixen avui per part dels futurs treballadors i és el que considero un requisit mínim.

La planificació de les  necessitats del personal

La planificació de personal en cafès i fleques és sovint un tema complicat, perquè els empleats són un factor de cost significatiu per a l’èxit i el fracàs d’una empresa. Atès que les capacitats del personal sovint es basen en valors passats, és indispensable avaluar els processos i procediments de treball. Les dades passades dels processos de producció, els minvaments de producció i les devolucions, el nivell de preus i els impulsos dels punts de venda han d’avaluar-se i ser considerats abans de la planificació. Per això, aquests aspectes s’han de definir i optimitzar abans o al començament de la planificació. 

Bàsicament, s’ha de diferenciar entre dos mètodes de planificació de necessitats del personal: 

• Mètode d’estimació
• Mètode de xifra clau

 

Amb tots dos mètodes, és important trobar un equilibri entre precisió i integritat però, també, entre practicitat i esforç del mètode. Els mètodes d’estimació solen ser especialment útils en les fleques, ja que les dades es poden registrar i avaluar en tots els llocs dels empleats. Les optimitzacions d’aquests processos sovint contenen un potencial d’estalvi considerable que, en el cas ideal, també resisteixen valors comparatius externs de ràtios habituals en la indústria.

Ratios d’anàlisi

A la venda

Les ràtios de venda són uns indicadors molt importants per a determinar la rendibilitat i viabilitat del nostre negoci. És necessari controlar les ràtios (a través del rendiment per hora aconseguit en vendes) amb el qual es determinen les hores requerides en vendes. Aquest procediment també permet treure conclusions sobre la qualitat dels empleats. El nombre d’hores determinades d’aquesta manera és un valor net al qual s’han de sumar els temps de parada i de reserva.

Així, la ràtio al qual em refereixo és principalment el de la rendibilitat de les vendes, que mesura la relació entre l’import de vendes i el cost d’elaboració del servei o producte venut. Aquesta ràtio està vinculat amb el cost marginal de la venda, perquè no té en consideració ni l’amortització, ni els interessos del finançament o els impostos.

En producció

Aquí recomano utilitzar el procediment d’estimació (registre de torns i situacions). Aquestes xifres obtingudes proporcionen informació sobre l’obsolescència dels equips i productes i la necessitat d’adaptar els mètodes de producció i la varietat de productes amb les seves peculiaritats ideals.

En la producció ha de tenir-se en compte que el rendiment del treball no pot diferir significativament en detalls únicament a causa de la competència tècnica, sinó que també està subjecte a influències i qualificacions personals. Tant la destresa natural com les influències personals externes sempre tenen un impacte en l’acompliment productiu. A més, hem de tenir en compte, a l’hora de crear un producte, estudiar quin és el temps previst perquè aquest producte perdi les seves qualitats organolèptiques i necessiti retirar-se o ser reposat per altres productes en perfecte estat. 

Logística

És habitual tenir unes despeses logístiques desmesurades. La raó d’això radica en les diferents despeses de preparació de comandes a causa de les distàncies, quantitats i nombre de productes de producció individuals, així com a la ubicació regional dels punts de venda individuals (llargues distàncies). El nombre de clients elevat i distanciats en les rutes de repartiment també és sovint la raó de la gran demanda de personal i despeses. En comparació amb les altres ràtios, les despeses es poden i s’han de reconsiderar i, si és necessari, ser optimitzades, planificant les rutes de transport fent que siguin eficaços rendibles. És molt important portar un control d’entrades i sortides dels productes.

Gestió

Què s’ha de tenir en compte a l’hora de gestionar: 

• Les necessitats reals de personal
• Mano d’obra o plantilla de les diferents àrees, qualificacions i col·lectius
• Sortides de personal previstes o esperades 
• Requisit net de personal (sense absentisme)
• Requisits de reserva (absentisme)
• Necessitats brutes de personal (inclòs l’absentisme)

 

Aspectes importants a considerar 

En planificar, s’han de tenir en compte els següents aspectes:

• Pròximes jubilacions
• Nous contractes laborals
• Qualificacions derivades de mesures en formació professional
• Tornats del permís de paternitat
• Llicències per maternitat o paternitat

 

Respecte als nous contractes laborals

Una vegada que s’han determinat els requisits de personal, és possible que sigui necessari adquirir personal nou. Hi ha diverses consideracions a tenir en compte i s’han de tenir en compte tots els factors d’influència ‘suaus’. Per exemple:

• Motivació
• Voluntat per realitzar 
• Capacitat per treballar en equip
• Identificació amb l’empresa
• Precisió en el treball 
• Velocitat de treball (és diferent per a cada persona)
• Característiques i casos especials

 

En particular, m’agradaria assenyalar que l’eficiència de l’acompliment del personal també pot veure’s significativament influenciada per la regularitat i l’eficiència de les pautes donades. Atès que l’eficiència, abans i després de les pautes donades, depèn de la seva durada i qualitat. Per aquesta raó, poden canviar significativament el comportament dels empleats i haurien d’ajustar-se per a aconseguir la utilització òptima de la capacitat dels empleats.